URBAN PROJECT gère l’ensemble de son activité avec un seul outil

A l’origine, Urban Project gérait la sauvegarde et partage de tous les documents et informations via un serveur local. Mais les limitations de cette solution ont été très vite constatées. En effet, le serveur exige une gestion permanente et il était difficile de partager des documents avec des interlocuteurs externes à la société.

Avec l’expansion et multitude des projets à gérer il est devenu indispensable de faciliter la gestion des droits et l’accès aux informations de chaque projet.

Depuis sa création en 2011, Urban Project SA est le partenaire incontournable du développement et de la réalisation de projets immobiliers en Suisse.

La société entreprend des projets de pilotage, de plans de quartier ainsi que des constructions ou des transformations pour le groupe dont elle fait partie ou pour des tiers exigeants.

Elle possède un champ d’action comprenant le territoire national, avec cependant une majorité de projets en Suisse romande.

Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur l’activité de Urban Project SA ?

Vu le nombre de projets en cours, Urban Project a besoin de mettre en place rapidement un site par projet. Auparavant ils collaboraient avec différentes agences web, et cela leur exigeait beaucoup de temps, et de plus il leur était difficile d’apporter des modifications rapides aux sites.

Vue l’envergure de certains projets, il arrive que plusieurs bureaux d’architectes travaillent sur les mêmes plans et il est indispensable de disponibiliser aux différents intervenants un système de versionning des plans afin de garantir que tout le monde a accès aux dernières versions des plans.

Avec la multiplication des projets, il était aussi difficile pour l’imprimerie de connaître les coordonnées de facturation, qui sont propres à chaque projet.

Depuis l’outil, Urban Project peut en outre avoir un aperçu rapide des plans et garantir un meilleur suivi de l’évolution des projets, ce qui leur fait gagner beaucoup de temps.

Afin d’accomplir toutes les opérations comptables ; devis, facturation et planification financière, Urban Project travaillait avec plusieurs logiciels et il était difficile pour eux de s’y retrouver car l’interface de travail n’était pas la même pour tout le monde et seuls les comptables avaient accès aux chiffres.

Dune Gestion offre toutes les fonctionnalités dont Urban Project a besoin et tous les collaborateurs désignés peuvent accéder aux chiffres en un clic de souris.

La gestion d’un chantier impose le respect des objectifs imposés par le promoteur du projet. Il faut maîtriser les différentes ressources disponibles afin d’accomplir le chantier au plus rapidement tout en garantissant la sécurité des intervenants (et du public), la qualité et le budget alloué.

Entre l’utilisation d’Excel pour le suivi et la planification financière des chantiers, l’utilisation de Word pour la rédaction des contrats, les temps d’approbation trop longs à cause d’un accès difficile à l’information, notre priorité était de trouver une solution qui ne soit pas limitée par notre croissance.

Cette optimisation a pu être obtenue, en particulier à travers l’implémentation d’un système de suivi des toutes ces évolutions (budget, délais, cumul et écarts) tout en conservant l’historique afin de justifier les causes de ces évolutions. Mais aussi due à la liaison de toutes les écritures (devis, factures, contrats, etc.) par CFC.

Toute l’information est synchronisée avec la comptabilité, qui selon le planning financier peut planifier tous les paiements. Il est désormais possible de voir en temps réel s’il y a des retards dans les paiements.