URBAN PROJECT gère l’ensemble de son activité avec un seul outil
SECTEUR
PROJETS
EMPLOYES
LOCALISATION
“Le logiciel de Dune Gestion s’est révélé répondre à nos exigences qui d’ailleurs n’ont pas cessé d’évoluer depuis que nous collaborons ensemble. En effet leur logiciel est très flexible et son équipe le personnalise selon nos requêtes pour mieux répondre à nos besoins très spécifiques.â€
Xavier Jeanneret, Directeur général de URBAN PROJECT SA
Les défis
La communication
“Pour s’imposer dans notre secteur et devenir compétitifs, nous souhaitions améliorer l’efficacité de notre communication. Pour ce faire, il fallait trouver un outil de gestion adéquat permettant de gérer l'ensemble de notre activité et de partager l’information de manière efficace avec tous nos collaborateurs et prestataires externes. En réalité à ses débuts, notre organisation n’était pas uniforme, car chacun travaillait de son côté et le suivi des projets n’était pas très bien coordonné.â€
Partage de l’information
A l’origine, Urban Project gérait la sauvegarde et partage de tous les documents et informations via un serveur local. Mais les limitations de cette solution ont été très vite constatées. En effet, le serveur exige une gestion permanente et il était difficile de partager des documents avec des interlocuteurs externes à la société.
Avec l’expansion et multitude des projets à gérer il est devenu indispensable de faciliter la gestion des droits et l’accès aux informations de chaque projet.
La solution
Les résultats sont très positifs et bien au-delà de nos attentes, avec un gain de performance qui s’est traduit par la réussite et expansion de notre société.â€
Urban Project SA
Depuis sa création en 2011, Urban Project SA est le partenaire incontournable du développement et de la réalisation de projets immobiliers en Suisse.
La société entreprend des projets de pilotage, de plans de quartier ainsi que des constructions ou des transformations pour le groupe dont elle fait partie ou pour des tiers exigeants.
Elle possède un champ d’action comprenant le territoire national, avec cependant une majorité de projets en Suisse romande.
Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur l’activité de Urban Project SA ?
“Notre cœur de métier est le développement et pilotage de projets immobiliers. Notre champ d’action dépend des caractéristiques de chaque projet, mais en principe cela englobe, la réalisation d’études de faisabilité, l’acquisition de portefeuilles, le développement et la commercialisation de projets.
En somme, nous sommes mandatés par un promoteur ou un propriétaire et nous le représentons pour assurer le bon déroulement et le succès de son projet immobilier.
Notre valeur ajoutée est de chapeauter avec efficacité tous les corps de métier intervenant dans un projet.â€
Xavier Jeanneret, Directeur général de URBAN PROJECT SA
La création de sites internet pour chaque projet facilité
Vu le nombre de projets en cours, Urban Project a besoin de mettre en place rapidement un site par projet. Auparavant ils collaboraient avec différentes agences web, et cela leur exigeait beaucoup de temps, et de plus il leur était difficile d’apporter des modifications rapides aux sites.
“Avec l’interface de Dune, nous pouvons désormais créer des sites sur mesure pour chaque projet. Il nous suffit de choisir un design, introduire le contenu, et si besoin l’équipe de Dune Gestion est toujours disponible pour nous aider à optimiser le design.
Le logiciel est ergonomique, facile d’accès et bien structuré, on peut toujours s’y connecter, même depuis le chantier, on peut changer le design, c’est sympa.
De plus l’équipe de Dune Gestion est très réactive, c’est super… ils sont facilement joignables par skype, téléphone, email, etc., et plusieurs interlocuteurs sont disponibles pour nous aider.â€
"Le grand plus, c’est que tout est sur la même plateforme du projet, site web, contacts, documents, plans, etc. et tous nos collaborateurs y ont accès."
Viviane Zieringer
Assistante de direction
URBAN PROJECT SA
Un flux de travail simplifié grâce à l'outil de gestion de plans
Vue l’envergure de certains projets, il arrive que plusieurs bureaux d’architectes travaillent sur les mêmes plans et il est indispensable de disponibiliser aux différents intervenants un système de versionning des plans afin de garantir que tout le monde a accès aux dernières versions des plans.
Avec la multiplication des projets, il était aussi difficile pour l’imprimerie de connaître les coordonnées de facturation, qui sont propres à chaque projet.
Pour l’impression, dès que nous avons besoin d’un plan sur un chantier, nous pouvons en faire la demande à notre imprimeur depuis un smartphone, celui-ci reçoit automatiquement un email avec les plans à imprimer et les instructions de facturation. â€
Depuis l’outil, Urban Project peut en outre avoir un aperçu rapide des plans et garantir un meilleur suivi de l’évolution des projets, ce qui leur fait gagner beaucoup de temps.
“Mandatant plusieurs entreprises externes, il nous était difficile d'accéder rapidement aux dernières versions des plans. A l’aide de la flexibilité technologique du logiciel de Dune Gestion, les bureaux d’architectes mettent eux-mêmes en ligne les dernières versions éditables des plans, rendant ainsi possible un accès rapide des plans à tous les autres intervenants."
Julien Meisser
Assistant administratif
URBAN PROJECT SA
Un seul outil de travail pour une meilleure organisation
“La décision stratégique de gérer l’ensemble de nos activités sur la plateforme de Dune Gestion démontre combien nous avons confiance dans le logiciel, mais aussi dans l'équipe de Dune Gestion et leur engagement à nous aider à devenir les leaders du marchéâ€.
Afin d’accomplir toutes les opérations comptables ; devis, facturation et planification financière, Urban Project travaillait avec plusieurs logiciels et il était difficile pour eux de s’y retrouver car l’interface de travail n’était pas la même pour tout le monde et seuls les comptables avaient accès aux chiffres.
Dune Gestion offre toutes les fonctionnalités dont Urban Project a besoin et tous les collaborateurs désignés peuvent accéder aux chiffres en un clic de souris.
“Avec Dune Gestion il est facile de trouver toutes les informations et dès que nous avons besoin d’une nouvelle fonctionnalité, son équipe reste toujours disponible pour la développer.
Une des fonctionnalités que j'apprécie beaucoup est la possibilité de retracer l’historique des modifications apportés par chaque utilisateur, ce qui facilite l’identification des erreurs.
En comparaison avec d’autres logiciels, nous pouvons exporter tout ce que l’on veut, et gérer de manière rapide les accès et les droits des collaborateurs.â€
“La décision stratégique de gérer l’ensemble de nos activités sur la plate-forme de Dune Gestion démontre combien nous avons confiance dans le logiciel, mais aussi dans l'équipe de Dune Gestion et leur engagement à nous aider à devenir les leaders du marchéâ€.
Perla Miscioscia
Responsable du suivi financier
URBAN PROJECT SA
Dune Gestion systématise la gestion de nos chantiers
La gestion d’un chantier impose le respect des objectifs imposés par le promoteur du projet. Il faut maîtriser les différentes ressources disponibles afin d’accomplir le chantier au plus rapidement tout en garantissant la sécurité des intervenants (et du public), la qualité et le budget alloué.
Entre l’utilisation d’Excel pour le suivi et la planification financière des chantiers, l’utilisation de Word pour la rédaction des contrats, les temps d’approbation trop longs à cause d’un accès difficile à l’information, notre priorité était de trouver une solution qui ne soit pas limitée par notre croissance.
“Il n’est pas rare de voir le temps et les montants nécessaires à la réalisation d’un projet évoluer et Dune Gestion nous a permis d’avoir une vision globale de l’ensemble du projet par CFC sur toute sa durée, en nous proposant une solution plus complète et collaborative, qui facilite énormément le suivi des chantiers et sa planification financière.â€
Cette optimisation a pu être obtenue, en particulier à travers l’implémentation d’un système de suivi des toutes ces évolutions (budget, délais, cumul et écarts) tout en conservant l’historique afin de justifier les causes de ces évolutions. Mais aussi due à la liaison de toutes les écritures (devis, factures, contrats, etc.) par CFC.
Toute l’information est synchronisée avec la comptabilité, qui selon le planning financier peut planifier tous les paiements. Il est désormais possible de voir en temps réel s’il y a des retards dans les paiements.
“Avec la multiplication du nombre de chantiers à gérer et pour faire face à des volumes croissants de données à traiter, Urban Project a eu besoin d’organiser la gestion des chantiers autrement.â€
Christophe Favre
Directeur de développement
URBAN PROJECT SA
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