Comment savoir si l’on a besoin d'un logiciel de gestion de projets ?

Devenu quasiment indispensable à de nombreuses entreprises, le logiciel de gestion de projets se veut un outil très performant et, selon les besoins et les fournisseurs, taillé sur-mesure. Quelle que soit la taille de votre entreprise, ce sont de multiples fonctionnalités qui sont mises à disposition afin de permettre, entre autres, une meilleure coordination du travail et un suivi efficace.

Mais en quoi consiste cet outil et comment savoir si votre propre société nécessite de s’équiper de tels logiciels ? Ce sont des questions auxquelles nous allons essayer de répondre dans cet article.

Le logiciel de gestion de projets en bref

Avant même de se demander si vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projets, déjà faut-il savoir en quoi ce type d’outil consiste.

Dédié au bon déroulement de votre projet, le logiciel de gestion de projets est un outil polyvalent qui est généralement installé en complément d’un CRM, d’un ERP ou de tout autre progiciel de gestion intégrée. Avec lui, c’est tout le côté stratégique, entre le côté tactique et opérationnel, qui est pris en charge afin de mener à bien l’ensemble du ou des projets en cours tout en respectant un certain équilibre entre le coût, la qualité et les délais.

Ainsi, ce type de logiciel propose la coordination et le suivi des travaux, le respect des différentes deadlines imposées par le projet, mais également les coûts qui en découlent et la maîtrise de l’ensemble des flux d’information.

Parmi les principales fonctionnalités que l’on peut noter concernant de tels logiciels, on retrouve notamment :

• la planification des projets dans le temps ;
• le chiffrage et le suivi des coûts ;
• la relation client ;
• le support de documentation ;
• le travail collaboratif...

Les critères déterminants de votre besoin

Alors, si vous vous demandez si un logiciel de gestion de projets serait un investissement intéressant pour votre propre société, les éléments suivants devraient vous permettre de vous faire une première idée.

Planification et suivi de projet

Dans un projet, la gestion du temps et des délais est primordiale. Un logiciel dédié pourra aider à déterminer ces délais et, ainsi, à prévoir les différentes phases du projet et ses deadlines. Cette planification est le moyen idéal pour coordonner l’ensemble des intervenants du projet et leur indiquer les délais impartis pour chaque étape. Et plus il y a d’intervenants, plus cette planification s’avère complexe, d’où l’intérêt d’un outil adapté.

Fonctionnalités intéressantes :

• Planification de projet selon la réalisation de tâches qui peuvent être interdépendantes ;
• Renforcement de la collaboration au sein des groupes de travail ;
• Gestion d’éventuels retards impactant la chronologie de réalisation ;
• Évaluation et affectation des différentes ressources.

Les flux d’information : gestion et partage

En mode partagé (avec certains ou l’ensemble des acteurs d’un projet) ou non, le logiciel de gestion de projets permet en outre de stocker un grand nombre d’informations.

Fonctionnalités intéressantes :

• Partage de documents informatifs ;
• Récapitulatifs de progression en fonction des objectifs fixés et de la charge de travail prévue ;
• Plannings de vacances ;
• Présentation détaillée de chaque tâche ;
• etc.

Maîtrise des coûts

La gestion financière est une partie intégrante du projet. Une parfaite maîtrise de chaque poste est nécessaire afin de respecter les enjeux financiers.

Fonctionnalités intéressantes :

• Gestion des ressources humaines ;
• Gestion des ressources matérielles ;
• Gestion du temps...

Il est à noter que, en termes de maîtrise des coûts, le logiciel doit être associé à une réflexion en amont concernant les différentes contraintes organisationnelles telles que :

• la formation à l’outil de gestion ;
• l’attribution précise des rôles et fonctions aux collaborateurs ;
• le respect des spécifications de mise en oeuvre.

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