Fichiers
Réponses à la plupart de vos questions :
Comment utiliser le module Fichiers ?
Le module Fichiers fonctionne comme une Dropbox où nous pouvons stocker et organiser tous les fichiers qui vous avez besoin journalièrement.
Vous pouvez archiver aussi tous les anciens documents.
Chaque projet a un module Fichiers indépendant.
Comment ajouter des fichiers sur la plateforme ?
Pour ajouter des fichiers, il faut, en premier créer un nouveau dossier. Les fichiers ne peuvent pas être stockés dans le dossier principal du projet.
Cliquez sur le bouton "Nouveau dossier" et choisissez un nom. Cliquez "Valider".
Après ouvrez le dossier et vous pouvez glisser les fichiers directement de votre ordinateur ou cliquer sur le bouton "Ajouter des Fichiers".
Comment organiser les Fichiers/Dossiers ?
Image 1
Image 2
Image 3
Avec Dunegestion vous pouvez stocker vos documents sur le module fichiers avec dossier et sous-dossiers.
Pour créer un sous dossier, il faut sélectionner le dossier et cliquer sur le bouton "Nouveau Dossier".
Si vous avez besoin de déplacer un fichier pour un autre dossier il faut le glisser dedans. Vous pouvez aussi déplacer les dossiers vers un autre projet. Il faut sélectionner le dossier et cliquer sur le bouton "Déplacer" (Image 1)
Après, cliquez sur le dossier et choisissez votre destination sur le menu déroulant à droite. (Image 2)
Vous pouvez copier les dossiers vers un autre projet et copier les fichiers qui sont dedans ou pas. Il suffit de cliquer sur ces options. Après cliquez en "Enregistrer". (Image 3)
Comment supprimer des fichiers/dossiers ?
Pour supprimer un fichier ou un dossier il faut le sélectionner et cliquer sur "Supprimer". Après, répondez "Oui" à la question "Êtes-vous sûr(e) de vouloir supprimer le dossier : X ?".
Comment renommer un fichier/dossier dans la base ?
Pour renommer un fichier ou un dossier il faut le sélectionner et cliquer sur "Renommer". Après, renommez-le et cliquez sur "Valider".
Comment créer une page de partage ?
Image 1
Image 2
Image 3
Image 4
Créer une page de partage sur Dunegestion nous permet d’envoyer des gros fichiers à quelqu’un. Il suffit de sélectionner le fichier/dossier et cliquer sur "Partager". (Image 1)
Choisissez les fichiers à envoyer (Image 2) et le mot de passe, le nom de la page et la durée de validité du lien. (Image 3)
Appuyez sur "Valider" (Image 3 )et copiez le lien (Image 4) et envoyez-le avec toutes les informations d’accès par email.
Comment créer une zone de dépôt ?
Image 1
Image 2
Image 3
Image 4
Créer une zone de dépôt sur Dunegestion nous permet de recevoir des gros fichiers qui seront automatiquement stockés chez notre plateforme.
Il suffit de sélectionner un dossier et cliquer sur "Zone de Dépôt" (Image 1).
Choisissez le dossier de dépôt (Image 2), le mot de passe, l’email à prévenir en cas de dépôt de nouveaux fichiers, le nom de la page et la durée de validité du lien (Image 3).
Appuyez sur "Valider" (Image 3) et copiez le lien et envoyez-le avec toutes les informations d’accès par email (Image 4).
Comment gérer les droits des utilisateurs par projet en permettant seulement la lecture des fichiers ?
Cette partie est réservée aux administrateurs.
Vous pouvez gérer les droits des utilisateurs en permettant seulement la lecture des fichiers. Vous devez accéder à un projet spécifique et cliquez sur la petite roue dentée dans le menu du module Fichiers e cliquez sur "Gérer la lecture seule".
Dans le formulaire suivant vous aurez la liste des utilisateurs ayant accès à ce projet et vous devez cocher les utilisateurs qui vous voulez qui puisse juste consulter les fichiers. Après, cliquez sur "Enregistrer".
Comment envoyer un email aux utilisateurs qui ont accès à un projet spécifique ?
En cliquant sur la petite roue dentée dans le menu du module Fichiers dans un projet spécifique et cliquez sur "Envoyer un email aux utilisateurs".
Le formulaire suivant est le module "Email" avec un email déjà paramétré pour tous les utilisateurs (auxquels vous avez les droits) de ce projet.
Il suffit d’écrire un email et l’envoyer.
Comment gérer les pages de partage de chaque projet ?
En cliquant sur la petite roue dentée dans le menu du module Fichiers dans un projet spécifique et cliquez sur "Gérer les pages de partages". Le formulaire suivant a la liste complète de toutes les pages de partages de ce module.
Vous pouvez les cacher avant la fin de la date de validité des liens, accéder aux liens et les mots de passe.
Vous pouvez aussi créer des nouvelles pages de partage en cliquant sur "Nouveau page".
Comment vous pouvez exporter la liste des pages de partage de chaque projet ?
En cliquant sur la petite roue dentée dans le menu du module Fichiers dans un projet spécifique et cliquez sur "Gérer les pages de partages".
Dans la page suivante vous cliquez sur "Exporter". Vous pouvez exporter les colonnes visibles ou toutes les colonnes.
Comment envoyer des gros fichiers par email ?
En cliquant sur la petite roue dentée dans le menu du module Fichiers dans un projet spécifique et cliquez sur "Envoyer des gros fichiers par email".
Vous aurez la page du module "Email" pour les envoies des gros fichiers. Il suffit de joindre le fichier volumineux et envoyer aux contacts souhaités en cliquant "Cliquez pour envoyer cet email".
Comment paramétrer une notification de création de dossier ?
Vous pouvez envoyer un email de notification aux utilisateurs de chaque projet à la création d’un nouveau dossier. Il suffit de cliquer sur "Gérer les notifications" et dans le formulaire suivant paramétrer l’envoie de l’email à l’utilisateur.
Après, il faut cliquer sur "Validé" ou, si besoin, sur "Ajouter une ligne" pour choisir un autre utilisateur.