7 étapes essentielles pour bien choisir un ERP

7 étapes pour bien choisir un ERP

Une société doit entreprendre une vraie réflexion lorsqu’elle désire choisir un ERP. Voici les différentes étapes du processus qu’elle doit suivre :

  1. Identification du problème
  2. Définition des besoins
  3. Sourcing des solutions ERP disponibles
  4. Rédaction d’un cahier des charges
  5. Appel d’offres
  6. Sélection de l’ERP (tests, prise de référence, plan éditorial, etc.)
  7. Conclusion du contrat

Choisir un ERP est tout sauf anodin pour une entreprise, et ce quel que soit son secteur d’activité.

Aussi, une société ne doit jamais effectuer ce choix sans mener une réflexion approfondie préalable.

D’ailleurs, afin de ne pas se tromper, toutes les entreprises ont un réel intérêt à suivre un processus tel que le choix de l’ERP soit tout sauf un hasard. Voici les 7 étapes clés à suivre pour œuvrer en ce sens.

 

1 — L’identification du problème

Si une entreprise souhaite se doter d’un logiciel ERP afin de gérer l’ensemble de ses processus opérationnels, c’est généralement parce qu’elle a constaté que son mode de gestion actuel a atteint ses limites.

Cela est souvent lié au fait que la société ne s’appuie jusqu’à présent sur aucune solution de ce type mais il arrive aussi que le logiciel utilisé en interne ne soit plus adapté à l’activité de la structure.

Dans les deux cas, c’est au Directeur Général de l’entreprise de solliciter tous les collaborateurs afin que ces derniers fassent remonter les problèmes observés mais aussi les besoins identifiés.

 

2 — La définition des besoins

Parce que bien choisir un ERP va revenir à combler tout ou partie de vos besoins, il est essentiel que ces derniers soient clairement identifiés.

Par rapport au travail réalisé à la première étape et aux besoins qui ont été remontés par les salariés de l’entreprise, les porteurs du projet d’intégration de l’ERP doivent être capables de définir les besoins prioritaires et les besoins secondaires.

Il arrive que des solutions spécifiques (CRM, logiciel de comptabilité, etc.) répondent à des attentes très précises mais ne perdez pas de vue qu’il est souvent judicieux d’opter pour un logiciel de gestion intégrée complet plutôt que pour une multitude de solution unitaires, aussi performantes soient elles, et ce particulièrement en matière de coût.

 

3 — Le sourcing des solutions ERP disponibles

Dès lors que vous savez précisément à quels besoins doit répondre votre logiciel ERP, il est pertinent de lister les solutions semblant pouvoir vous apporter la réponse à vos attentes.

Pour ce faire, Google peut être un allié mais le célèbre moteur de recherches ne doit pas être votre unique source. Sollicitez des professionnels évoluant dans votre secteur d’activité ou dans des secteurs proches afin de savoir quel logiciel ERP ils utilisent au sein de leur entité. Voyez même si vous pouvez vous déplacer chez eux pour voir comment fonctionne concrètement leur solution logicielle. Des experts peuvent également vous conseiller.

N’hésitez en tout cas pas à multiplier les pistes afin de disposer, à cette étape, d’une liste de solutions ERP la plus large possible.

 

4 — La rédaction d’un cahier des charges

Afin de pouvoir disposer d’un logiciel ERP réellement adapté à l’activité de votre société, prenez le temps de rédiger un cahier des charges précis.

Celui-ci définit vos attentes et les éditeurs de logiciels devront prouver qu’ils sont capables d’y répondre point par point. N’hésitez d’ailleurs pas à préciser que vous désirez des réponses claires concernant tous les points présents dans ce cahier des charges, et ce tout particulièrement en matière de faisabilité.

C’est effectivement sur ce point que les éditeurs laissent parfois s’installer du flou.

 

5 — L’appel d’offres

Dès lors que les étapes du sourcing et de la rédaction du cahier des charges ont été conduites de manière cohérente, il ne vous reste plus qu’à inviter les éditeurs de logiciels ERP à se positionner pour votre projet.

Faites parvenir aux éditeurs que vous aviez remarqués un peu plus tôt votre cahier des charges et invitez-les, s’ils sont en mesure de vous fournir une solution logicielle répondant à vos besoins, à vous faire une offre sous 4 à 6 semaines.

Afin de bien organiser cette étape, utilisez des tableaux de suivi afin de savoir où vous en êtes avec chaque éditeur « démarché ».

 

6 — Le choix de l’ERP

Dès lors que les éditeurs vous ont remis leurs offres, vous devez disposer de tous les éléments afin de bien choisir votre logiciel ERP.

Toutefois, l’étape est essentielle et c’est pourquoi rien ne doit être négligé. Voici donc quelques conseils à mettre en application :

  • Demandez une démo des logiciels ERP présélectionnés.   Si vous hésitez encore entre un nombre réduit de solutions, faites part aux éditeurs de votre volonté de découvrir leur « produit ». Pour pouvoir comparer leurs performances, pourquoi ne pas créer un propre scénario tiré de votre expérience ? Vous verrez ainsi vite si certains sont plus adaptés que d’autres à vos besoins
  • Accordez de l’importance aux coûts. Même si le prix ne doit pas être l’élément essentiel dans votre prise de décision, prenez soin d’étudier les coûts liés aussi bien au déploiement qu’à la licence du logiciel ou à sa maintenance. Cela peut éviter de mauvaises surprises…
  • Osez la prise de référence. Si vous êtes séduit par un logiciel ERP, prenez le temps de solliciter des acteurs l’utilisant afin de connaître leur retour d’expérience. Cela pourra vous conforter dans votre choix ou vous faire découvrir des défauts qui vous ont échappés.
  • Renseignez-vous sur le plan éditorial. Choisir un logiciel ERP revient à nouer une collaboration de long terme avec un éditeur. Veillez donc à vous assurer que ce dernier prévoit de faire évoluer sa solution régulièrement.

Ces éléments pris en compte, c’est à vous de faire le bon choix.

 

7 — La rédaction d’un cahier des charges

Votre choix effectué, ne reste plus qu’à conclure un contrat ERP avec l’éditeur retenu.

Veillez à ce que ce dernier soit clair et explicite, à ce que les responsabilités de l’éditeur soient stipulées avec précision et à ce qu’une clause de réversibilité des données soit présente.

 

Maintenant que vous savez précisément quelle démarche suivre pour choisir un ERP pour votre entreprise, ne perdez pas de vue que Dune Gestion peut concevoir une solution sur mesure répondant parfaitement à vos attentes (découvrir pourquoi faire confiance à Dune Gestion pour votre logiciel ERP).

Quel que soit votre secteur d’activité et quelle que soit la taille de votre entreprise, il y a effectivement possibilité de développer un logiciel ERP adapté à vos besoins.


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