Success stories : Fête des Vignerons 2019
La mise en concurrence
Mr Frédéric Hohl nous reçoit à Genève, afin que nous lui présentions le logiciel Dune Gestion.
Il venait d'être nommé au poste d'organisateur du plus grand événement suisse, la Fête des Vignerons.
Fête emblématique de la Confrérie des Vignerons de Vevey, elle ne se déroule que 4 fois par siècle, et doit réunir 350.000 spectateurs en 2019.
Intéressé par les capacité de Dune Gestion présentées pendant cette rencontre, il propose alors de nous intégrer à la mise en concurrence qu'il organise pour trouver LE logiciel qui lui permettra de gérer tous les aspects de ce projet titanesque.
09<br>oct.<br>2015
20<br>nov.<br>2015
David contre Goliath
Après 6 semaines de présentations, débats, négociations, la nouvelle tombe : le comité de direction choisi Dune Gestion, vainqueur par K.O. contre 2 très grosses sociétés du logiciel de gestion connues de tous, et une société plus locale.
Le client nous expliquera plus tard pourquoi nous avons été choisi :
- le prix, nous étions bien moins cher, comparé aux mastodontes en face
- l'offre contractuelle, nous avions proposé une montant forfaitaire sur 5 ans, incluant tous les développements, les licences, le support, etc... Rassurant quand on se lance dans un projet de savoir qu'on ne dépassera pas l'enveloppe prévue!
- les fonctionnalités du logiciel, qui correspondait déjà à 80% aux vastes besoins alors connus du client, loin devant les solutions concurrentes
- la simplicité d'utilisation, les présentations ont permis à l'équipe de direction d’apprécier l'ergonomie et la facilité de prise en main de Dune Gestion.
Formations et intégration
Le déploiement commence en février 2016, et nous commençons à former les premiers utilisateurs. Nous passerons les premiers temps à former, discuter, comprendre les besoins et analyser les futurs développements.
La Fête est dans une phase d'organisation, et les modules standards de Dune Gestion permettent déjà de gérer cette première phase préparatoire :
- Les fichiers, avec notre GED qui permet le stockage et le partage des documents
- L'agenda partagé, le module de gestion des tâches et des premiers jalons du projet
- Le module de gestion des contacts et sociétés est activé, la FDV commence à préparer ses fournisseurs et intégrer ses listes de contacts
- les mails et newsletters sont envoyés par milliers pour sonner le tocsin et répondre aux demandes des bénévoles qui se manifestent déjà
Nous voyons déjà l'esprit de la future FDV2019, et nous accompagnons véritablement l'équipe, auprès des permanents et des premiers bénévoles.
01<br>févr.<br>2016
15<br>mai<br>2017
Questionnaires avancés et sélection
Premier défi organisationnel de taille, réunir les compétences, souhaits et expériences de dizaines de milliers de personnes, et les faire matcher aux besoins de la Fête au fur et à mesure du temps.
La FDV souhaitait disposer d'un logiciel permettant à des dizaines de milliers de personnes de postuler, et qui permettrait ensuite de faire correspondre les besoins de la FDV, aux compétences et expériences déclarées par les bénévoles et figurants volontaires qui se seraient inscrits, le tout sans avoir à ressaisir les comptes manuellement.
Les équipes de Dune Gestion adaptent le module de questionnaires, et permettent aux équipes de la FDV de faire facilement des tris croisés sur plusieurs champs combinés. Plus de 7000 bénévoles et figurants sont ainsi recrutés avec succès
6'500 costumes, et moi et moi et moi...
A partir de juillet 2017 et jusqu'à la Fête en 2019, l'application mobile Dune Gestion permettra au client, via un module dédié, de prendre les mesures et les photos des figurants, pour permettre aux couturières de créer les 6'500 costumes sur mesure.
Le logiciel permettra d'attribuer à chacun son costume et de le suivre tout au long du processus via un code unique, de la commande, à la fabrication en Italie, la remise de chaque costume à la bonne personne en Suisse, en passant par le suivi financier et la génération des factures envoyées à tous.
Énorme, mais ça valait le coup les costumes sont magnifiques!
03<br>juil.<br>2017
Remontées et suivis des 6'000 paiements des costumes...
Pour gérer les flux de paiements des costumes, venus des quatre coins de la Suisse, il nous a été demandé de traiter automatiquement les remontées de la banque via le format V11. Après avoir généré et envoyé toutes les factures avec leur BVR, notre logiciel a donc permis à la FDV 2019 de suivre en direct les paiements et les validations des costumes.
Un travail en coopération avec la compatibilité de la FDV et les services informatiques de leur banque, mené au pas de charge!
En moins de 3 semaines tout était prêt.
16<br>juil.<br>2018
Espace Presse
La Fête approche doucement, et un besoin pressant de communication avec les journalistes se fait sentir. Dune Gestion sera utilisé pour gérer les accréditations Presse, et créer un site dédié, avec des "dataroom", des espaces de partage de documents à destination des journalistes. Les documents, photos, vidéos, PDF, etc..., sont hébergés dans l'espace GED de Dune Gestion et publiés instantanément sur le site en quelques clics par l'attachée de presse de la FDV.
15<br>août<br>2018
Tiens et si on gérait 20 Tera et 70'000 fichiers?
Sur la lancée du module de partage de documents aux journalistes, l'équipe de la FDV demande à Dune Gestion de gérer la totalité des documents vidéo, photos, PDF, images HD, etc...
Plusieurs dizaines de milliers de médias divers, avec des meta-données à récupérer pour permettre une recherche rapide. Presque 20 To sont prévus. La GED de Dune Gestion permettait déjà de gérer tout type de document, et nous avons augmenté la taille de nos serveurs de stockage pour suivre la demande.
Nous avons aussi optimisé au maximum tous les process d'analyse des fichiers déposés sur notre GED, pour en extraire les méta-données nécessaires à une recherche aisée des documents.
Les équipes de la FDV déposeront ainsi plus de 70'000 documents au fil des 5 années d'utilisation de Dune Gestion.
Sachant que tous ces fichiers étaient sauvegardés chaque jour sur plusieurs serveurs de backup... ça en fait des disques durs!
01<br>oct.<br>2018
Application mobile et alertes en temps réel
Pour permettre à la FDV de communiquer au mieux avec les 7.000 bénévoles, une application mobile nous est demandée.
Le cahier des charges inclura un calendrier pour permettre à chaque volontaire de retrouver les rendez-vous, répétitions..., qui le concernent, ses actualités ciblées, les contacts de ses responsables de troupes, etc...
Cette app permettra aussi à la FDV d'envoyer des notifications en temps réel directement aux bénévoles, permettant d'annoncer des modifications de répétitions, des annulations, des offres ciblées, etc...
Cette app sera utilisée jusqu'après la Fête. Disponible sur iOS et Android, elle sera téléchargée plus de 10.000 fois, et utilisée quotidiennement par les bénévoles et organisateurs.
03<br>déc.<br>2018
Gestion du personnel
La Fête approche, et rentre dans une phase de planning d'intervention des volontaires et des prestataires. Il devient nécessaire de pouvoir planifier et prévoir exactement la position, le poste, et les présences heure par heure sur chaque poste de travail avant, pendant et après la fête, sur les milliers de mètres carrés et la presque centaine de postes qui composent cet immense Fête.
La FDV 2019 nous charge de lui proposer un outil de gestion du personnel, qui lui permettra de façon la plus automatisée possible, d'attribuer des compétences et des disponibilités à chacun, et de sortir qui est compétent et disponible à chaque moment pour remplir chaque poste de travail.
J'ai besoin de 5 personnes à l'accueil ici de 9h à 17h le 22 juillet, Dune, dis-moi qui est dispo?
Ah et il me faut aussi 3 techniciens pour l’Arène de lundi à vendredi, de 11h à 15h, Dune, dis-moi qui est dispo? Et mon chef de cuisine pour le dimanche, ça sera qui?
A multiplier par plus de 1.200 questions similaires...
Enfin, cerise sur le (gros) gâteau, on peut exporter tous les planning vers PDF et Excel, les envoyer par mail en un clic à chaque intervenant, et même calculer le coût de chaque poste pour générer les feuilles de payes ou de défraiement.
03<br>déc.<br>2018
Logiciel de gestion de places de parking et application mobile
700.000 personnes qui visitent Vevey, ça faisait pas mal de voitures à garer.
Même si la plupart des visiteurs ont pris le train, certains viendront en voiture, et la FDV doit gérer plus de 20 parking répartis un peu partout dans la ville, d'accès et de capacités différentes.
Nous leur avons proposé un module de gestion de parking, qui allait générer un PDF Print @home, envoyé par mail automatiquement à chaque personne, avec une carte précisant l'emplacement du parking, et l'autorisation pour se garer tel jour dans tel parking.
Il suffisait ensuite à chaque personne qui recevait cette autorisation d'imprimer son PDF, et de placer ce ticket d'autorisation derrière son pare-brise.
Le ticket d'autorisation était sécurisé par un QR Code encrypté, lisible par notre application de scan de billets, qui allait décrypter et interroger nos serveurs, pour confirmer la validité de l'autorisation. Pas de triche!
C'est ainsi plusieurs milliers de ces tickets d'autorisation qui seront générés et envoyés avant et pendant la Fête, puis scannés via notre application mobile par les bénévoles des parking, en cas de doute.
04<br>févr.<br>2019
Le résultat : ce message reçu sur notre plateforme de ticketing!
Comme nous avons pris l'habitude de fonctionner par ticket, voici celui du jour, à partager largement avec toute l'équipe DUNE :
Vous avez été de formidables partenaires dans cette folle aventure de l'organisation de la FêteNous avons toujours pu compter sur votre réactivité, votre créativité et votre patience pour nos demandes très souvent plus urgentes qu'urgentes et pour hier !
Vous avez développé pour nous un outil multi-facettes qui a grandement facilité le travail de nombre de collaborateurs et de bénévoles et vous avez même parfois anticipé les développements futurs que nous pourrions vous demander !
Personnellement, j'ai apprécié une collaboration fantastique et des plus sympathique ...
Alors de notre part à toutes et tous ... et de ma part :BRAVO ET MERCI POUR TOUT ... ON RESTE EN CONTACT !!!
Bises à partager avec toute l'équipe
L'équipe de direction
13<br>août<br>2019
Photographe: Valentin Flauraud/EPA