Optimisation de la gestion des événements

La gestion de l’événementiel nécessite une organisation rigoureuse qui ne peut se faire sans l’utilisation d’un logiciel de l’événementiel. Ce dernier simplifie et facilite la gestion des tâches liées à l’organisation des événements.

Définition de l’événementiel

La communication événementielle représente un outil de communication interne ou externe d’une entreprise visant à organiser un événement professionnel. L’événement peut être un salon, une foire, un festival ou une soirée. L’activité de la communication événementielle  comporte la gestion, l’organisation et la promotion d’événements professionnels. La durée  et le lieu diffèrent d’un événement à un autre. La nature de l’événement varie en fonction de l’activité de l’entreprise. En général, les entreprises font appel à des professionnels de l’événementiel. Ces derniers s’occupent de la logistique, la gestion budgétaire et la planification des tâches pour réussir l’événement.

Conscient de l’importance des activités effectuées par les agences spécialisées dans la gestion des événements, Dune Gestion a conçu un ERP (progiciel de gestion intégrée) dédié à la gestion de l’événementiel dans tous ses volets : Gestion d’événements, E-mailing/newsletter, calendrier, internet, etc. Il comporte également des modules permettant le suivi des fournisseurs, la constitution d’une base de données, la facturation et les devis, etc.

Comment organiser un événement ?

L’organisation d’un événement nécessite une implication totale de la part des organisateurs qui s’occupent de :

  • La sélection des invités

  • La planification des animations

  • La répartition des tâches

  • La gestion de la logistique et du budget : dans cette catégorie, l’ERP développé par Dune Gestion dédiée au facility management permet de simplifier la gestion de la logistique.

  • Le choix du lieu

  • La mise en place de la décoration

  • La gestion de l’e-mailing : L’ERP dédié à la gestion des événements contient un logiciel de gestion de l’e-mailing permettant d’envoyer 100 000 courriels par jour.

L’objectif d’un événement

L’événementiel a plusieurs objectifs mais les entreprises visent deux principaux objectifs par l’organisation de n’importe quel événement :

  • La promotion d’une entreprise, d’un produit ou d’un projet.
  • L’échange entre les participants à l’événement.
  • Il est  donc très important de bien organiser l’événement à travers l’accueil soigné des invités et l’organisation d’animations.

    Pour atteindre ces objectifs, les entreprises préfèrent les confier à des agences spécialisées dans l’événementiel ayant plus d’expérience et de moyens pour assurer le succès des événements. Ces agences utilisent des solutions de gestion leur simplifiant toutes les activités liées à l’événement dont l’établissement des factures, la gestion de la logistique, de l’e-mailing, etc.

    Dune Gestion a créé un logiciel conçu sur mesure pour répondre aux besoins fréquents des professionnels de l’événementiel à travers sa solution Dune Event. Ce dernier est un ERP souple, flexible et pertinent permettant d’optimiser la gestion quotidienne des événements. La gestion d’un événement n’est plus un casse tête grâce à ce logiciel qui vous permet d’avoir toutes les données liées à votre activité de gestion de la communication événementielle sur téléphone ou tablette, une solution utile pour les chargés d’événementiel en perpétuels déplacements.

     

Découvrez nos autres rubriques dédiés à l'événementiel

Découvrez les atouts de notre logiciel événementiel !

Contactez-nous pour en discuter !